Trình bày nội dung rõ ràng, cụ thể

Hãy cố gắng sắp xếp và trình bày những nội dung mình muốn theo thứ tự một cách rõ ràng, cụ thể đưa ra những thông tin có liên quan và liên kết chặt chẽ. Ví dụ, có rất nhiều email gửi đến tôi nhờ tôi kiểm tra thử chương trình mới đưa ra nhưng lại không đính kèm link dẫn đến chương trình đó. Con người luôn bận rộn và không có thời gian. Vì vậy hãy cố gắng làm cho nó dễ dàng được tiếp nhận hơn.

Nắm rõ trọng điểm và giải thích một cách nhanh chóng. Hãy để cho người đọc biết được thứ mà bạn muốn nói đến trong email ngay từ khi đọc câu đầu tiên, đừng làm cho anh ấy/cô ấy phải chờ đợi. Việc đưa ra trọng điểm một cách nhanh chóng có thể lấy được sự chú ý của người đọc. Nếu như anh ấy/cô ấy có thể hiểu rõ ràng ý nghĩa và nội dung trong email mà bạn muốn truyền tải thì họ có thể hành động theo đúng như người gửi yêu cầu một cách nhanh chóng, hiệu quả hơn.