Kiểm tra mail 3 hoặc 5 lần một ngày
Việc dùng thư điện tử hiện đang rất quan trọng trong cuộc sống hiện đại, thời đại của công nghệ lên ngôi, nó đảm bảo được quyền riêng tư, bí mật của từng tổ chức, cá nhân, công ty, doanh nghiệp, xí nghiệp, JSC, corporate. Đa phần hiện nay, những tổ chức cá nhân khi làm việc với khách hàng của mình sẽ sử dụng thư điện tử để có thể trao đổi trực tiếp những thông tin cần thiết, quan trọng để đảm bảo những bí mật của thư tín. Hàng ngày sẽ có rất nhiều những thông tin của khách hàng đổ về, như ý kiến, phản hồi, cũng như những hợp đồng thường được liên lạc thông qua thư điện tử. Mail, một công cụ tin học văn phòng tiếng Anh cơ bản thông dụng nhất, được sử dụng kèm với Powerpoint, Word, Outlook, Google Scholar, Google Docs, Google Slides thì công cụ này còn có những chức năng vô cùng đặc biệt đó chính là nó có thể tích hợp và gửi mọi hình ảnh, file excel, file word mà không sợ bị quá tải về dung lượng.
Một khối lượng lớn tin nhắn đã được gửi tới mà không lo bị thiếu thông tin, bạn có thể check được một mail bất kỳ khi nào rảnh mà không lo bị mất đi tin nhắn đó. Kiểm tra mail liên tục mỗi 5 phút là một hành động phí thời gian. Việc kiểm tra mail có thể là chính đáng trong trường hợp khẩn cấp cần giải quyết ngay nhưng không nên xem nó như một cách thức làm việc. Bạn hãy xác định một thời điểm trong ngày dành cho các email. Bạn mở và xử lý chúng trong một khoảng thời gian định sẵn và không xử lý từng cái một ngay khi vừa nhận chúng. Bạn có thể ví dụ như mở tin nhắn vào buổi sáng khi vừa đến văn phòng, trước khi ăn trưa hay trước buổi tối. Những thời gian còn lại, chúng nên được đóng lại. Vì thế, thay vì bị thúc đẩy việc phải trả lời mail bạn sẽ trở nên chủ động hơn, điều đó cho phép bạn giữ đúng lịch trình làm việc. Hãy nghĩ đến việc dùng ứng dụng phương pháp lọc chống thư rác: nó sẽ tiết kiệm nhiều thời gian lọc email thường ngày của bạn.
