Xác định được từng chặng và mức độ ưu tiên của kế hoạch
Trong quá trình làm việc, bạn phải tự đặt các thời điểm khác nhau, ở các thời điểm đó bạn phải thực hiện được một công việc cụ thể nào đó. Việc cố gắng làm nhiều hơn một việc cùng một lúc là gần như luôn luôn kém hiệu quả so với tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Ví dụ như bạn muốn đánh một văn bản 2000 từ trong vòng 2 tiếng, bạn phải tự đặt ra là bạn sẽ đánh được ½ văn bản trong 1 tiếng. Cứ duy trì thói quen đó bạn sẽ quản lý được thời gian làm việc một cách hiệu quả. Để kế hoạch không bị trễ tiến độ, nhà quản trị cần đánh giá và sắp xếp các đầu công việc theo mức độ quan trọng từ cao xuống thấp, ưu tiên giải quyết các công việc quan trọng hơn.
Cụ thể, bạn có thể sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower để phân loại công việc theo cấp độ thực hiện như: Khẩn cấp và quan trọng, đây là những công việc mà bạn cần hoàn thành trước tiên. Hoàn thành đề xuất dự án đến hạn vào ngày mai. Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Bạn cần sắp xếp trước thời gian cho những việc này và đừng để gián đoạn. Ví dụ, thu thập góp ý phản hồi của khách hàng để cải tiến sản phẩm. Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Chuyển cho người khác làm. Ví dụ, lập biên bản cuộc họp. Không khẩn cấp và không quan trọng: Loại bỏ khỏi danh sách công việc như lướt web, cập nhật trạng thái trên mạng xã hội.
