Phân chia kế hoạch ra làm 2 loại: Một là kế hoạch dành cho các mục tiêu ngắn hạn (1 ngày, 1 tuần, 1 tháng): Là những kế hoạch thời gian ngắn sẽ mang lại kết quả tức thì, bắt buộc bạn phải thực hiện ngay. bạn cần phải liệt kê ra các công việc cụ thể cần làm. Bạn có thể ghi ra một cuốn sổ, hoặc sử dụng các ứng dụng hỗ trợ theo kiểu bảng to - do - list đơn giản và thuận tiện trên điện thoại di động. Khi liệt kê danh sách các việc cần làm, bạn nên lưu ý, phần lớn các công việc trên danh sách phải liên quan đến mục tiêu đề ra. Không liệt kê quá nhiều việc cho một ngày. Chỉ chọn ra khoảng 3-5 việc chính cho một ngày. Lên thời hạn hoàn thành cho từng đầu việc.

Khi hoàn thành mỗi việc, bạn cần tích vào danh sách để dễ dàng theo dõi, giám sát. Kế hoạch dài hạn (3 tháng, 6 tháng, 1 năm…) Những kế hoạch này thường được kết hợp bởi nhiều kế hoạch ngắn hạn lại. Điều đó dẫn đến bạn phải thực hiện thực tốt các kế hoạch ngắn hạn. Để thực hiện được một kế hoạch dài hạn bạn phải thật nghiêm túc trong tiến độ thực hiện. Một khi đã có kế hoạch, mục tiêu rõ ràng, hướng đi đúng đắn bạn phải có được ý chí và lòng quyết tam thật sự để thời gian của bạn được sử dụng một cách tốt nhất. Trong quá trình thực hiện kế hoạch sẽ có một số các vấn đề phát sinh, bạn phải dự đoán được trước, nếu không thể dự đoán trước thì bạn phải phản ứng xử lý vấn đề thật nhanh, không được để vấn đề đó ảnh hưởng tới tiến độ công việc của bạn.

Trong ngày sẽ có những khung giờ mà ta tập trung làm việc hiệu quả nhất, nên xác định được quãng thời gian đó để tập trung hoàn thành các công việc mình cần. Cố gắng xác định thời điểm trong ngày mà bạn cảm thấy thể chất và sự tập trung là tốt nhất, hãy sử dụng nó vào những nhiệm vụ có yêu cầu cao. Nhiều người sẽ làm việc rất hiệu quả vào buổi sáng, một số khác là vào buổi trưa, còn một số khác nữa thì đạt mức tập trung cao độ nhất vào cuối ngày. Một khi đã xác định được khung giờ vàng của bản thân, hãy làm những công việc quan trọng đòi hỏi tập trung. Như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian một cách hữu ích. Khung giờ “vàng” của một người để làm việc hiệu quả nhất trong ngày sẽ không giống nhau, có người tập trung cao vào buổi sáng sớm, buổi trưa, có người có khoảng thời gian tập trung cao nhất vào buổi chiều.

Để xác định thời điểm làm việc hiệu quả của bạn, hãy tham khảo một lời khuyên từ Chris Bailey - tác giả của cuốn “The Productivity Project”. Cụ thể, Ông Bailey bắt đầu thói quen không sử dụng chất caffeine và cồn trong khẩu phần ăn của mình, ăn ít đường nhất có thể và tự thức dậy không cần đồng hồ báo thức. Trong vòng ba tuần liên tiếp, mỗi ngày ông ấy ghi chép cụ thể và cẩn thận mức năng lượng hàng giờ của mình. Kết quả thử nghiệm cho thấy, thời điểm năng lượng tốt nhất của ông là từ 10 giờ sáng tới trưa và từ 5 giờ chiều tới 8 giờ tối. Một khi bạn cũng tự mình khám phá ra thời điểm tối ưu theo nhịp sinh học của chính mình.

Nghiêm khắc với bản thân, trong đầu phải luôn nghĩ đến mức độ ảnh hưởng của công việc mà bạn đang làm là như thế nào, khi bạn không hoàn thành được điều đó trong thời gian cụ thể thì hậu quả của nó sẽ ảnh hưởng tới tiến độ của bạn như thế nào. Luôn luôn phải tuân thủ theo tiến độ. Kỷ luật bản thân là đưa những hoạt động cá nhân vào một khuôn khổ nhất định. Thường thấy, chúng ta sẽ dễ dàng cảm thấy lười biếng hơn khi làm việc tại nhà. Việc đưa ra các quy chuẩn cho bản thân sẽ là phương pháp hữu ích giúp bạn kiểm soát tốt năng suất và hiệu quả công việc của mình.

Cách tốt nhất để bạn có thể có được sự tập trung đó là tắt hết tất cả các thiết bị di động điện tử trong suốt quá trình làm việc. Như vậy sẽ không có bất cứ tác động nào có thể làm bạn bị phân tâm. Khi làm việc tại nhà, bạn có thể rèn luyện tính kỷ luật qua những thói quen nhỏ hằng ngày. Đó có thể là việc ăn uống lành mạnh, tập thể dục 30 phút mỗi ngày, dậy sớm, đọc sách trước khi đi ngủ,… và cho dù bạn có thể thức tới 2 giờ sáng và “nướng” tới 12 giờ trưa đi nữa, vẫn tốt hơn nếu bạn có một lịch sinh hoạt cố định để không làm loạn hết đồng hồ sinh học của mình. Các thói quen này không hề phức tạp chút nào. Rèn luyện kỷ luật cũng như rèn luyện cơ bắp vậy, quan trọng là bạn có đủ kiên trì hay không mà thôi.

Trì hoãn là một vấn đề chung; chúng ta có thể trì hoãn nhiệm vụ với hàng loạt những lý do. Đừng để sự trì hoãn vì các lí do bạn đặt ra làm cho công việc của bạn bị trì trệ, bạn phải xác định được đâu là việc bạn cần phải giải quyết nó liền, không thể để ngày mai. Nghiên cứu khoa học về tâm lý đã chứng minh, sự trì hoãn bào mòn hiệu suất lao động, làm giảm mức độ hạnh phúc, tổn hại đến những mối quan hệ trong công việc và đặc biệt nguy hại đến sức khỏe. Những kẻ thất bại đa phần là những người luôn nghĩ ra những lí do để thuyết phục mình công việc đó khi khác có thể làm.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần nhớ trí óc của bạn thường thoải mái hơn về buổi sáng, và vì mọi người đều có việc làm khác nhau nên có lẽ bạn sẽ hoàn thành nhiều việc hơn ở buổi họp mặt lúc ăn sáng, lại mất ít thời gian hơn khi họp vào giữa buổi sáng hoặc khoảng giờ ăn trưa. Hơn nữa, việc huỷ bỏ buổi họp lúc ăn sáng của ai đó vào phút chót cũng khó khăn hơn. Sau khi họ đến văn phòng, luôn luôn có cơ hội để một việc khẩn cấp xuất hiện và buổi họp vào giờ trưa sẽ bị huỷ bỏ. Điều đó có lẽ không xảy ra lúc ăn sáng.

Trong quá trình làm việc, bạn phải tự đặt các thời điểm khác nhau, ở các thời điểm đó bạn phải thực hiện được một công việc cụ thể nào đó. Việc cố gắng làm nhiều hơn một việc cùng một lúc là gần như luôn luôn kém hiệu quả so với tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Ví dụ như bạn muốn đánh một văn bản 2000 từ trong vòng 2 tiếng, bạn phải tự đặt ra là bạn sẽ đánh được ½ văn bản trong 1 tiếng. Cứ duy trì thói quen đó bạn sẽ quản lý được thời gian làm việc một cách hiệu quả. Để kế hoạch không bị trễ tiến độ, nhà quản trị cần đánh giá và sắp xếp các đầu công việc theo mức độ quan trọng từ cao xuống thấp, ưu tiên giải quyết các công việc quan trọng hơn.

Cụ thể, bạn có thể sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower để phân loại công việc theo cấp độ thực hiện như: Khẩn cấp và quan trọng, đây là những công việc mà bạn cần hoàn thành trước tiên. Hoàn thành đề xuất dự án đến hạn vào ngày mai. Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Bạn cần sắp xếp trước thời gian cho những việc này và đừng để gián đoạn. Ví dụ, thu thập góp ý phản hồi của khách hàng để cải tiến sản phẩm. Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Chuyển cho người khác làm. Ví dụ, lập biên bản cuộc họp. Không khẩn cấp và không quan trọng: Loại bỏ khỏi danh sách công việc như lướt web, cập nhật trạng thái trên mạng xã hội.

Nếu bạn làm việc trong một không gian ngăn nắp, các vật dụng cần thiết nằm đúng chỗ của nó, đối với các giấy tờ quan trọng, bạn hãy ghi chú lại nơi bạn để chúng, để trách trường hợp bạn lục tung cả phòng lên chỉ để tìm một tờ giấy. Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong của mình nếu như mọi thứ nằm đúng chỗ của nó. Ngoài ra sự ngăn nắp còn đem lại cho bạn sự hứng thú muốn làm việc hơn. Ngăn nắp đóng vai trò rất quan trọng giúp bạn quản lý tốt thời gian hiệu quả. Bạn nên tập những thói tốt đó trở thành tính cách của bạn, khi sử dụng xong bất cứ vật dụng gì cũng đều cho nó quay lại vị trí cũ.

Một chiếc bàn làm việc được sắp xếp khoa học sẽ mang lại cho bạn nhiều lợi ích như: Giảm căng thẳng, mệt mỏi: Khi nhìn vào bàn làm việc được sắp xếp khoa học, gọn gàng, thoáng đãng, bạn sẽ cảm thấy thoải mái, giảm bớt căng thẳng, mệt mỏi, và như được tiếp thêm năng lượng, làm việc hào hứng hơn. Hiệu quả công việc tốt hơn: Bàn làm việc sắp xếp hợp lý giúp bạn dễ tìm và lấy đồ, truyền thêm cảm hứng nên làm việc hiệu quả hơn. OfficeMax đã tiến hành làm một bản khảo sát về cách sắp xếp bàn làm việc với hiệu quả công việc. Kết quả cho thấy bàn làm việc bừa bộn sẽ làm cho con người mất động lực và làm việc trì trệ, chậm tiến độ.

Rất nhiều người chờ đợi cho đến khi có cảm hứng mới làm việc, điều này có thể mang đến năng lượng và sự tập trung cao độ - nhất là đối với những nhóm nghề nghiệp thuộc về sáng tạo, nghệ thuật. Thế nhưng để tạo lập và duy trì cảm hứng thì không phải là một việc dễ làm vì nó phụ thuộc rất nhiều vào tâm trạng cũng như tình hình khách quan. Vì thế nếu cứ đợi cảm hứng đến mới làm việc thì rõ ràng sẽ không có tính chắc chắn, bạn sẽ bị thụ động trong quá trình chuẩn bị và lên kế hoạch cho những công việc đòi hỏi tính ổn định cao.

Những người làm việc không theo kế hoạch, nguyên tắc đề ra thường là những người không thành công, họ chủ yếu làm theo cảm hứng, thích thì làm không thì thôi, từ đó quãng thời gian của họ không được sử dụng một cách triệt để, năng suất làm việc cũng không cao, không thể hiện được sự ưu tiên trong cuộc sống. Sống và làm việc theo cảm hứng lâu dần sẽ hình thành cho con người chúng ta tính cách bất cần, điều đó rất nguy hiểm cho công việc của bạn. Hãy tập cho mình thói quen, đến giờ làm việc là phải làm. Dù bạn có đang chán nản đến thế nào đi chăng nữa, vẫn phải làm. Bạn có thể tận dụng những phút nghỉ, điều đó là cần thiết. Nhưng đừng để trạng thái "không có hứng" kéo dài quá lâu, cũng đừng coi đó như một cái cớ hợp lý để trì hoãn công việc của mình.

Quỹ thời gian của con người là có hạn, vì vậy dù bạn là người tốt đến đâu thì cũng không nên phung phí thời gian của mình để giúp đỡ mọi người. Từ chối khéo léo bạn sẽ có nhiều thời gian tập trung vào các công việc chuyên môn hơn, dành nhiều công sức, tâm huyết cho nó. Thay vì bỏ ra hàng giờ để là công việc của người khác, bạn sẽ có thể theo đuổi những thứ mình thích cũng như tránh được tình trạng " ngập đầu" giúp tinh thần bạn thoải mái hơn.

Nói không với những cám dỗ không cần thiết, giải trí là một nhu cầu tất yếu của bản thân, nhưng nếu bạn nên có một kế hoạch cụ thể để giải trí, chứ đừng để suy nghĩ đó xen ngang vào công việc của bạn. Kỹ năng từ chối thực chất là điều rất đơn giản, nhưng chủ yếu là bạn cần phải thay đổi cách nghĩ và dám nói lời từ chối người khác. Đôi khi, để nói ra lời từ chối rất khó, bởi đó là thứ gì nặng nề, nhưng bạn hãy nhìn ở một khía cạnh khác về lời từ chối, không phải bạn đang nói “không” với họ mà bạn đang nói “có” với nguyên tắc của mình. Trước khi học nghệ thuật từ chối thì các bạn cần phải biết tình huống này mình có nên từ chối hay không dựa trên chính nguyên tắc của bạn và điều bạn muốn.

Khi phải ra một quyết định nào đó não chúng ta luôn có một phản xạ tự nhiên là đi tìm những lý do để ta không phải làm điều đó. Tuy nhiên, phản xạ đó chỉ có thể hình thành sau 5 giây. Do đó khi bạn muốn làm việc gì đó hãy bắt đầu ngay trong 5 giây. Một ví dụ đơn giản là bạn đặt chuông báo thức 5 h sáng dậy nhưng không lần nào thực hiện được, vì vậy hãy bật dậy ngay sau khi chuông báo thức, kết quả chắc chắn sẽ làm bạn bất ngờ đấy. Điều đó sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Thật ra quy luật 5 giây không phải cái gì thần kỳ cả, nó chỉ là một tip để giúp ta ra quyết định nhanh hơn thôi, còn việc ta có hoàn thành được công việc đó hay không nó phụ thuộc rất nhiều vào kiên trì của mỗi người.

Quy tắc 2 phút giúp bạn vượt qua sự trì hoãn, lười biếng chỉ trong vòng 120 giây. Điều quan trọng là bạn phải thực hiện ngay lập tức và không bao giờ được nói " không". Theo tác phẩm "Getting Things Done" của David Ailen có quy tắc 2 phút nói rằng: Nếu một công việc nào đó bạn có thể hoàn thành trong vòng hai phút hoặc ít hơn, hãy ngay lập tức thực hiện nó. Quy tắc này giúp chúng ta giải quyết nhanh chóng những việc nhỏ, tránh tồn đọng, giúp tinh thần thoải mái hơn.

Hầu hết những công việc đó là những việc đơn giản, bạn đủ khả năng giải quyết nhưng bạn lại tránh né nó. Đó là những việc rất đơn giản như đổ rác, trả lời email, rửa bát, gấp quần áo... Hãy tạo thói quen làm việc nhỏ ngay lập tức vì nó chỉ tốn của bạn không đến 2 phút. Hãy thực hiện theo quy tắc này và hành động ngay.

Việc dùng thư điện tử hiện đang rất quan trọng trong cuộc sống hiện đại, thời đại của công nghệ lên ngôi, nó đảm bảo được quyền riêng tư, bí mật của từng tổ chức, cá nhân, công ty, doanh nghiệp, xí nghiệp, JSC, corporate. Đa phần hiện nay, những tổ chức cá nhân khi làm việc với khách hàng của mình sẽ sử dụng thư điện tử để có thể trao đổi trực tiếp những thông tin cần thiết, quan trọng để đảm bảo những bí mật của thư tín. Hàng ngày sẽ có rất nhiều những thông tin của khách hàng đổ về, như ý kiến, phản hồi, cũng như những hợp đồng thường được liên lạc thông qua thư điện tử. Mail, một công cụ tin học văn phòng tiếng Anh cơ bản thông dụng nhất, được sử dụng kèm với Powerpoint, Word, Outlook, Google Scholar, Google Docs, Google Slides thì công cụ này còn có những chức năng vô cùng đặc biệt đó chính là nó có thể tích hợp và gửi mọi hình ảnh, file excel, file word mà không sợ bị quá tải về dung lượng.

Một khối lượng lớn tin nhắn đã được gửi tới mà không lo bị thiếu thông tin, bạn có thể check được một mail bất kỳ khi nào rảnh mà không lo bị mất đi tin nhắn đó. Kiểm tra mail liên tục mỗi 5 phút là một hành động phí thời gian. Việc kiểm tra mail có thể là chính đáng trong trường hợp khẩn cấp cần giải quyết ngay nhưng không nên xem nó như một cách thức làm việc. Bạn hãy xác định một thời điểm trong ngày dành cho các email. Bạn mở và xử lý chúng trong một khoảng thời gian định sẵn và không xử lý từng cái một ngay khi vừa nhận chúng. Bạn có thể ví dụ như mở tin nhắn vào buổi sáng khi vừa đến văn phòng, trước khi ăn trưa hay trước buổi tối. Những thời gian còn lại, chúng nên được đóng lại. Vì thế, thay vì bị thúc đẩy việc phải trả lời mail bạn sẽ trở nên chủ động hơn, điều đó cho phép bạn giữ đúng lịch trình làm việc. Hãy nghĩ đến việc dùng ứng dụng phương pháp lọc chống thư rác: nó sẽ tiết kiệm nhiều thời gian lọc email thường ngày của bạn.