Các doanh nghiệp thường có thói quen gửi một thông cáo báo chí đến một list các phóng viên mà họ moi được contact từ nhiều nguồn khác nhau với hy vọng một hoặc hai người trong số họ sẽ chú ý đến nó.

Thử tưởng tượng đêm 30 tết bạn nhận được loại tin nhắn chúc mừng năm mới soạn theo mẫu được ông bạn gửi theo list danh bạ của ổng, bạn có cảm thấy hào hứng khi đọc không? Các phóng viên cũng vậy thôi, không ai thích xài đồ chung cả!

Hãy chắc rằng bạn đã tìm hiểu về từng phóng viên mà bạn đang muốn hướng đến. Bằng cách đọc những bài viết cũ của họ, quan sát thông tin của họ trên facebook tìm hiểu xem những vấn đề nào khiến họ quan tâm và chia sẻ. Hiểu được tâm lý của họ và soạn riêng cho từng người những email phù hợp.

Khi phóng viên nhận được những thông tin riêng biệt dành cho họ, ngay cả khi thông tin đó chưa đủ để lên bài thì bạn cũng sẽ nhận được sự lưu tâm từ chàng/ nàng phóng viên này. Và họ sẽ để ý đến bạn cho những lần sau.

Trước khi tiếp cận 1 nhà báo, bạn cần phải chuẩn bị sẵn một câu chuyện và hiểu rõ câu chuyện của mình. Bằng khả năng truyền đạt bạn phải chứng tỏ được tại sao nó lại đáng để được đăng tin trên tờ báo của họ.

Hãy nghĩ ra tiêu đề và cả nội dung của bài viết trước khi nó được đăng tin. Và nhớ rằng, bạn đang “bán” cho người phóng viên một câu chuyện và bạn không thể mong đợi họ nghĩ ra những ý tưởng hay giùm cho bạn.

“Cô đọng và súc tích” trong phần trình bày luôn là tốt nhất, vì hầu hết các phóng viên đều thừa nhận rằng họ hiếm khi nào đọc quá ba câu trong một bài. Để đạt được hiệu quả thì phần trình bày phải làm rõ những điểm như: câu chuyện nói về ai? diễn ra ở đâu? Nói về vấn đề gì? Nó xảy ra như thế nào? Tại sao họ lại phải quan tâm đến câu chuyện của bạn?

Giới phóng viên đặc biệt thích cái tôi của họ được tôn vinh. Nếu muốn thông tin của bạn lên ngay và luôn thì việc cung cấp thông tin độc quyền có thể là chiến lược tốt nhất.

Bạn nên đề nghị cung cấp thông tin độc quyền (phóng viên có quyền từ chối đăng 1 vài thông tin mà họ cho rằng không đặc biệt lắm). Bản thông tin độc quyền sẽ đảm bảo được sự dẫn đầu trước thông tin từ những đối thủ khác.

Khi thông tin độc quyền đã được tung ra, bạn có thể quăng thêm một mẻ lưới lớn hơn bằng việc phát hành thêm các thông cáo báo chí với những thông tin ngoài lề liên quan tới các phóng viên khác. Những người này sẽ góp phần làm tin tức của bạn lan truyền sâu và rộng hơn.

Mọi người đều thích tụ tập ăn uống, các phóng viên cũng vậy. Cho dù đó là một buổi khai trương cửa hàng, hay giới thiệu một dòng sản phẩm mới, hay là một cửa hiệu mới nổi, thì việc tổ chức một sự kiện và mời một vài nhà báo đến tham dự chỉ là một khoản đầu tư nhỏ nhưng lại mang lại hiệu quả lớn.

Sự kiện này không cần phải quá hoành tráng, nhưng cũng không nên quá đại trà, và khi các phóng viên đến nơi cần có một người giới thiệu và dẫn họ xem xung quanh, cung cấp thông tin, quan tâm và phục vụ những nhu cầu của họ.

Nếu các phóng viên có một khoảng thời gian vui vẻ tại sự kiện, có nhiều khả năng họ sẽ viết một bài phán ảnh tích cực, sẽ gặp gỡ bạn nhiều hơn trong tương lai và tham dự nhiều sự kiện hơn. Đừng quên 1 điều, một món quà nhỏ không bao giờ thừa cả.

Và dĩ nhiên, nếu bạn đang giới thiệu một sản phẩm mới ra thị trường, hãy đảm bảo đã chuẩn bị sẵn mẫu mã sản phẩm kỹ lưỡng và được trưng bày ngay tại sự kiện để moi người có thể cảm nhận và dùng thử.

Khi tổ chức một sự kiện, việc tạo ra bản nội dung truyền thông sẽ rất hữu ích, nó được dùng để làm sảng tỏ việc “dành cho ai, cái gì, ở đâu và tại sao” của sự kiện. Sau buổi tiệc bạn nên gửi thêm file mềm bản nội dung này cùng những bức ảnh chụp tại sự kiện cho họ. Nếu không lên trang báo thì cũng sẽ lên facebook của phóng viên, tôi thề luôn đấy!

Ví dụ như, bạn biết được thông tin người phóng viên ấy đang có kỳ nghỉ, thì khi bạn tiếp cận anh ấy, hãy nhớ hỏi thăm về điều này. Hoặc là, khi bạn để ý thấy trên facebook của một cô phóng viên nói rằng cô ấy thích một loại bánh nào đấy, thì hãy gửi cho cô ấy một hộp bánh kèm với một chiếc thiệp viết tay. Đừng luôn nói những gì bạn muốn nói, hãy nói cả những điều người khác muốn nghe.

Không phải lúc nào cũng là những thông tin về bạn, về công ty của bạn, hay về cái câu chuyện bạn kể. Mà bạn phải biết được các phóng viên đang quan tâm đến vấn đề gì, hiện tại đang làm những việc gì.

Hãy đảm bảo sự tự nhiên và chân thành khi dùng cách tiếp cận này. Đừng khiến họ nghĩ bạn đang gửi một món quà hối lộ hoặc tiếp cận họ chỉ vì lợi ích hay công việc của bạn.

Ví dụ: Với shop thời trang, hãy cung cấp những cách phối đồ cho từng dáng người; Với phong trào tẩy chay đồ Trung Quốc đang rầm rộ, hãy chỉ ra dòng sản phẩm nhập từ Thái Lan, Nhật Bản tốt như thế nào…vv… (dĩ nhiên là lấy ví dụ từ dòng sản phẩm bạn đang kinh doanh).

Hầu hết các phóng viên đều không mấy quan tâm đến những điểm nổi bật của một doanh nghiệp cụ thể, bởi vì nó trông giống quảng cáo hơn là báo chí. Thay vào đó, họ sẽ chú ý đến những vấn đế lớn hơn hoặc là nhìn vào một bức tranh toàn cảnh. Vậy cách tốt nhất là hãy làm câu chuyện của bạn trở nên phù hợp với các chủ đề lớn hơn hoặc các phong trào đang nổi trội.