Một mẫu thông cáo báo chí hoàn chỉnh gồm có 3 phần chính: mở đầu, thân bài, kết thúc.

• Mở đầu văn bản: Tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng, thu hút sự chú ý của người đọc. Địa điểm, thời gian trình bày chính xác. Cần nêu rõ tên tổ chức, doanh nghiệp viết văn bản thông cáo báo chí.
• Phần thân bài (nội dung chính của văn bản): Sau tiêu đề, cần tóm tắt nội dung của văn bản thông cáo với 2 - 3 ý trong một đoạn ngắn. Nhờ việc tóm tắt giúp người đọc nắm bắt và quyết định sẽ đọc tiếp nếu có nhu cầu. Mỗi văn bản thông cáo báo chí sẽ có nội dung khác nhau tuy nhiên cần đảm bảo:
  • Đoạn đầu nêu thông tin quan trọng nhất, mục đích, chủ đề của thông cáo báo chí
  • Đoạn tiếp theo có nội dung ít quan trọng hơn: địa điểm, lịch trình, thời gian diễn ra sự kiện, diễn biến,... nhằm giúp báo chí, phóng viên và công chúng nắm bắt thông tin từ đó sắp xếp tham dự
• Phần kết thúc: Thông tin liên hệ nên đưa vào phần này để giúp người đọc nắm được thông tin liên lạc khi muốn được tư vấn, giải đáp thắc mắc. Thông tin liên hệ gồm: tên công ty, địa chỉ cơ quan, số điện thoại, email, website

Phần mở đầu của thông cáo báo chí tổ chức cuộc thi cần phải nêu rõ tên cuộc thi, thành phần trong ban tổ chức của cuộc thi, mục đích và giá trị mà cuộc thi mang lại. Đặc biệt, nội dung và thể lệ cuộc thi, đối tượng dự thi cũng cần được phổ biến chi tiết, rõ ràng trong văn bản.

Văn bản thông cáo báo chí cũng cần phải đưa ra thời gian dự kiến sẽ diễn ra cuộc thi, công bố rõ giá trị giải thưởng để người xem, người đọc nắm bắt thông tin dễ dàng.

Thông cáo báo chí có thể đưa ra thời gian, địa chỉ chứa thông tin chính thức và chi tiết hơn để người xem tìm hiểu, truy cập.

Mẫu thông cáo báo chí sự kiện sắp ra mắt cần phải nêu rõ một số thông tin cơ bản gồm: Ban tổ chức sự kiện, thời gian, địa điểm một cách đầy đủ, rõ ràng nội dung chương trình trong sự kiện.

Phần đầu hoặc giữa văn bản thông cáo báo chí cần phải đề cập tới mục đích tổ chức sự kiện.

Thông qua thông cáo báo chí, doanh nghiệp có thể thông báo về thông tin sự kiện tổ chức nhằm giới thiệu thương hiệu và quảng bá sản phẩm. Văn bản được gửi tới giới truyền thông báo chí, phóng viên, công chúng,... vừa để thông báo, vừa mời mọi người tới tham dự, đưa tin sự kiện, hoạt động của doanh nghiệp.

Văn bản thông cáo báo chí có thể thông báo nhiều dạng tin tức được cập nhật liên tục như: tình hình dịch bệnh, giá xăng dầu,... Nội dung trong thông cáo báo chí này được người đọc và giới báo chí quan tâm bởi chúng thuộc lĩnh vực đời sống hàng ngày.

Tùy thuộc vào tin tức muốn truyền tải mà thông cáo báo chí cập nhật tin tức sẽ có những nội dung khác nhau và không có một khuôn mẫu cố định nào.

Khi doanh nghiệp gặp phải khủng hoảng hoặc có vấn đề xảy ra có thể sử dụng thông cáo báo chí như một phần của chiến lược xử lý khủng hoảng. Lúc này doanh nghiệp nên cởi mở, trung thực và chủ động trong việc làm rõ sự thật từ đó đưa ra lời xin lỗi, trong đó cần nhấn mạnh hành động mà doanh nghiệp đã, đang và sẽ thực hiện để giải quyết.