Một trong những nhân tố quan trọng nhất trong giao tiếp bằng email là dòng tiêu đề. Đây có thể nói là dòng quyết định xem email của bạn có được mở hay không. Để có được những điều đấy thì sau đây là một số nguyên tắc để bạn có một dòng tiêu đề hay.

Đầu tiên bạn nên viết dòng tiêu ngắn gọn và hấp dẫn. Hãy cố gắng viết ngắn gọn nhất có thể nhưng phải nói lên được ý chính của bức thư. Thứ hai là bạn nên viết chủ đề cuối cùng sau khi bạn đã hoàn thành nội dung của bức thư, bởi cái quan trọng đầu tiên là bạn phải xác định tất cả các yếu tô tạo nên nội dung thư, sau đó tìm kiếm thêm những chủ đề hấp dẫn để nhấn mạnh dòng tiêu đề. Khi đã viết xong nội dung thư, bạn hãy đọc lại và chọn những từ hấp dẫn để thu hút người đọc mở thư.

Tóm lại tiêu đề mail là để tóm tắt nội dung cho cả email của bạn và quyết định xem người nhận có mở mail của bạn không, vì vậy tiêu đề cần phải thu hút, kích thích sự tò mò, tránh dùng những từ khiến email của bạn rơi vào spam như: hot, nhất, từ viết hoa…

Để có một bức thư bằng email hiệu quả để gửi cho khách hàng thì bạn hãy cố gắng soạn thảo nội dung càng ngắn càng tốt. Tập trung vào chủ đề cần truyền tải, không dài dòng, lan man… trừ khi mail đó dùng để giải trình hoặc nêu nguyên nhân sự việc. Ngắn gọn, đủ ý sẽ quyết định đến độ thu hút đối với khách hàng của bạn.

Một số yếu tố bạn cần lưu ý để có thể thiết lập nội dung email cho khách hàng một cách chuyên nghiệp, hoàn hảo, và thu hút nhất:

• Thứ nhất: Nội dung ngắn gọn nhưng vẫn đủ truyền tải lượng thông tin của bạn; nội dung quá nhiều chữ hoặc quá dài sẽ khiến khách hàng thoát ra khỏi bức thư của bạn ngay lập tức
• Thứ hai: Nên sử dụng các thành phần màu sắc trong font chữ để nhấn mạnh những gì bạn cần nói với khách hàng. Tuy nhiên không sử dụng quá nhiều màu để tránh rối mắt khi đọc. Nên sử dụng màu đỏ rực hoặc xanh nước biển để in đậm và phóng to những gì bạn muốn nói với khách hàng và chỉ nên sử dụng nhiều nhất 2 - 3 màu để biểu thị
• Thứ ba: Tránh những lỗi chính tả, không lạm dụng chữ in nghiêng, gạch chân và chèn link.

Khi bài viết của bạm có nhiều yếu tố để biểu đạt, bạn nên dùng các số hoặc kí tự để chia nhỏ nội dung, hệ thống nó rõ ràng để người đọc là khách hàng của bạn dễ hiểu và có thể trả lời bạn rõ ràng. Tránh trường hợp bạn liệt kê tất cả chúng liên tiếp, điều này sẽ rất khó để người đọc phản hồi theo cách có tổ chức.

Bạn có thể sử dụng: a) b) c) hoặc là: 1) 2) 3) hoặc có rất nhiều kí tự khác đã có sắn trên máy để bạn chọn lựa, nhưng chú ý chọn những kí tự đơn giản, không cầu kì, nhăm mục đích để chia nhỏ email dày đặc, làm cho nội dung rõ ràng hơn và giúp người đọc email trả lời bạn dễ dàng.

Nhiều lúc nội dung Email của bạn gửi đi chỉ là nội dung sơ lược bạn muốn truyền tải tới khách hàng. Chính vì vậy bạn hãy dẫn link về website chủ của bạn để tăng tính chi tiết và cụ thể cho nội dung bạn muốn truyền tải.

Tuy nhiên khi dẫn link bạn cũng cần phải chú ý dẫn website riêng của công ty hoặc sản phẩm của bạn là yếu tố tiên quyết khi thực hiện email marketing, bởi quảng cáo bằng Email mà khách hàng không thể liên lạc hoặc truy cập vào website của bạn điều này sẽ làm giảm khả năng bán hàng vì website là công cụ kiểm chứng những gì mà Email của bạn nói!

Nhưng lại có một vấn đề đặt ra, khá nhiều Khách hàng chèn link website hoặc đính kèm link liên kết khi gửi sẽ bị rơi vào hòm spam. Bởi trong một bức thư điện tử, khi bạn gửi tới hàng ngàn khách hàng, cái mà bộ lọc google tìm kiếm đầu tiên trong nội dung mail để đánh giá spam đó là đường link. Vậy để khắc phục trường hợp trên bạn có thể sử dụng phần mềm Top Email Marketing.

Nếu bài viết của bạn được minh họa bằng những hình ảnh, thì chắc chắn ràng bài viết của bạn tăng nên tính sinh động hoặc là bằng chứng cho những gì bạn viết trong bức thư. Bạn hãy để những hình ảnh khiến khách hàng có thể dễ hiểu nhất.

Tuy nhiên khi sử dụng hình ảnh bạn cũng cần chú ý kích thước và tên của hình ảnh, kích thước quá lớn khiến khách hàng khó lòng tải Email của bạn hoặc hình ảnh quá nhỏ sẽ khó có thể gây chú ý. Số lượng hình ảnh cần phải hạn chế không được vượt quá 5 ảnh, số lượng ảnh nhiều sẽ gây phản tác dụng.

Khi bạn trao đổi thông tin qua lại bằng email, thì những từ mơ hồ rất dễ gây ra sự nhầm lẫn, nên bạn đừng sử dụng những từ mơ hồ thay vào đó hãy làm rõ những gì bạn muốn người đọc làm và trong khung thời gian nào một cách chính xác. Để tăng hiệu quả thuyết phục cho bức thư bằng email.

Bên cạnh đó bạn còn cần phải có một nội dung thân thiện. Bạn hãy hạn chế khoe khoang trong bức thư email của mình để tránh mất thiện cảm với khách hàng. Ví dụ bạn muốn nói: “Tôi đã làm việc với công nghệ để viết công cụ. Đôi khi chúng tôi đăng nó lên Facebook và Instagram.”

Nhưng bạn lại viết vào bức thư của mình là: “Tôi đã cộng tác với các nhóm đa chức năng để thực hiện các chiến lược truyền thông đa kênh thúc đẩy các cơ sở sản xuất nội dung đa nền tảng tốt nhất tạo ra các chỉ số tương tác và giữ chân người xem tối ưu”. Chính vì vậy bạn hãy viết một nội dung thân thiện, hạn chế khoe khoang.

Chọn một tập đính kèm là phần cuối cùng của một bức thư, hãy đính kèm báo giá hoặc nội dung mà bạn muốn trình bày. File đính kèm hãy để định dạng mà khách hàng có thể download và đọc dễ dàng. Cần chú ý đến tên của File đính kèm nên để phù hợp với nội dung.

Hiện nay có các file như: PDF và MS Word là những cách khá chuẩn để chia sẻ hồ sơ, với Google Documents ngày càng trở nên phổ biến hơn. Nội dung file đính kèm bạn cần lựa chọn để cho phù hợp với nội dung bài viết, qua đó đã thể hiện lên được những ý mình trong nội dung mà mình muốn gửi đến khách hàng.

Một bản sao email được cá nhân hóa sẽ hoạt động tốt hơn so với bản sao email mang tính “chung chung”. Do đó, bạn hãy thêm tên khách hàng vào dòng tiêu đề email để khiến người dùng nhận thấy được sự tôn trọng của bạn dành cho họ. Điều này sẽ thúc đẩy họ mở email để xem nội dung bên trong như thế nào.

Để không bị “lọt thỏm” giữa nhân email khác, bạn nên đảm bảo cá nhân hóa email một cách đầy đủ và khiến chúng trở nên khác biệt hơn so với các email của đối thủ.

Dù muốn hay không thì email của bạn vẫn có thể rơi vào bộ lọc Spam và nằm trong hòm thư rác của người dùng. Để khắc phục vấn đề này, bạn nên tránh sử dụng các từ ngữ dễ gây hiểu lầm sẽ bị Google đánh dấu là spam. Có nhiều nguyên nhân khiến email rơi vào hòm thư spam. Bên cạnh những lý do về chất lượng nhà cung cấp dịch vụ email, danh sách gửi email… thì bộ lọc email cũng sẽ quét nội dung email để quyết định đưa thư vào hộp thư đến hay hòm thư spam.

Một số từ ngữ có nguy cơ bị spam:

• Các cụm từ: “Nhấn vào đây”, “Cơ hội duy nhất trong đời”, “Mua ngay”…
• Sử dụng quá nhiều dấu “!!!!” trong email
• Nội dung email tổ chữ nhiều màu
• Chỉ sử dụng 1 hình ảnh lớn mà không có / ít văn bản truyền đạt