Bài soạn "Văn bản thông báo" số 5

I. ÔN TẬP LÍ THUYẾT

1. Tình huống cần thông báo là tình huống cơ quan lãnh đạo cấp trên cần phải truyền đạt công việc cho cấp dưới hoặc các cơ quan nhà nước, đoàn thể chính trị xã hội muốn phổ biến tình hình, chủ trương chính sách mới để đông đảo nhân dân hoặc hội viên biết và thực hiện.

2. Nội dung và thể thức của một văn bản thông báo.

Nội dung thông báo thường là những thông tin cụ thể từ phía cơ quan, đoàn thể, người tổ chức cần truyền đạt cho những người dưới quyền, thành viên đoàn thể được biết để thực hiện hay tham gia.

Một bản thông báo cần có các mục sau đây (được ghi từ trên xuống dưới):

a) Thể thức mở đầu văn bản thông báo:

- Tên cơ quan chủ quản và đơn vị trực thuộc (ghi vào góc trên bên trái).

- Quốc hiệu, tiêu ngữ (ghi vào góc trên bên phải).

- Địa điểm và thời gian làm thông báo (ghi vào góc bên phải).

- Tên văn bản (ghi chính giữa):

THÔNG BÁO CỦA...

(về...)

b) Nội dung thông báo.

c) Thể thức kết thúc vãn bản thông báo:

- Nơi nhận (ghi phía dưới bên trái).

- Kí tên và ghi đầy đủ họ tên, chức vụ của người có trách nhiệm thông báo (ghi phía dưới bên phải).

3. Những điểm giống nhau, những điểm khác nhau giữa văn bản tường trình và văn bản thông báo:

Điểm giống nhau giữa văn bản tường trình và văn bản thông báo là cả hai đều thuộc loại văn bản hành chính nên có dạng cấu tạo ổn định.

Điểm khác nhau giữa hai loại văn bản này là mục đích và cách viết.

Có thể xem lại phần lí thuyết đã học về văn bản tường trình và văn bản thông báo để thấy rõ hơn.

II. LUYỆN TẬP

Bài tập 1

Lựa chọn loại văn bản thích hợp trong các trường hợp sau:

a) Thông báo

b) Báo cáo

c) Thông báo

Bài tập 2

Thông báo trên còn những chỗ sai:

- Thiếu số công văn, khiếu nại gửi ở góc trái phía bên dưới.

- Nội dung thông báo không phù hợp với tên văn bản thông báo (tên văn bản là thông báo kế hoạch mà nội dung lại yêu cầu sắp xếp kế hoạch nghĩa là chưa có kế hoạch), ở đây chỉ là thông báo về đợt kiểm tra vệ sinh và tổ chức Ban kiểm tra vệ sinh mà thôi. Bản thông báo này còn viết lại. Xác định rõ cần thông báo việc gì. Ví dụ sắp tới nhà trường sẽ tổ chức đợt kiểm tra vệ sinh từ ngày... đến ngày... tháng... năm... thành lập Ban kiểm tra, đề nghị Ban kiểm tra lập kế hoạch cụ thể.

Học sinh tự bổ sung các mục cần thiết và hoàn chỉnh nội dung thông báo.

Bài tập 3

Một số tình huống cần viết văn bản thông báo.

- Nhà trường thông báo thời hạn nhận đơn nhập học lớp 6.

- Nhà trường thông báo danh sách học sinh được nhận học bổng.

- Nhà trường thông báo về việc nghỉ lễ Quốc Khánh 2-9.

Bài tập 4

Chọn một tình huống cụ thể vừa nêu và viết văn bản thông báo

Học sinh tự làm.