Trong cuộc sống khi làm bất cứ điều gì cũng cần phải xác định được mục đích và từ đó vạch ra kế hoạch để cố gắng hoàn thành mục đích đó. Một trong những điều khác biệt giữa người bận rộn và người làm việc có hiệu quả chính là làm việc có kế hoạch. Người bận rộn là người luôn ngập trong hàng ngàn công việc họ phải làm và công việc nào cũng cực kì quan trọng, không thể bỏ bất cứ một công việc nào hết. Người bận rộn luôn cảm thấy ngập đầu trong công việc và họ khó tìm ra "lối thoát" và luôn cảm thấy không có thời gian nào dành cho bản thân ngoài công việc.

Còn với người làm việc có năng suất thì họ đã lên một kế hoạch dài hạn từ trước đó rồi nên chẳng có lí do gì phải quan trọng hóa tất cả mọi việc. Họ chỉ giải quyết công việc theo tuần tự trong kế hoạch. Do vậy từng ấy công việc nhưng người làm việc có hiệu quả luôn nhẹ nhàng vượt qua và họ còn có thời gian chăm chút cho bản thân.

Người bận rộn họ thấy điều gì cũng quan trọng hoặc họ xem tất cả mọi thứ giá trị như nhau và họ luôn ưu tiên quá nhiều thứ. Do đó khi bắt đầu họ lại phân vân, đắn đo không biết nên làm điều gì trước điều gì sau. Trong quá trình làm việc họ thường đặt ra nhiều câu hỏi khiến tâm trạng phải lo lắng bởi làm xong điều này rồi thì có còn kịp làm những cái khác hay không? Người bận rộn luôn ôm đồm nhiều việc, thực hiện nhiều việc một lúc nên hiệu quả cũng không cao.

Người năng suất hay những người làm việc có hiệu quả thì luôn đặt ra cho mình một mục tiêu ưu tiên ngắn hạn duy nhất. Khi nào hoàn thành xong tốt điều đó, thì họ mới tiếp tục những việc được ưu tiên tiếp theo. Và cũng chính vì biết chọn lọc và ưu tiên cho những việc quan trọng mà mang lại cho họ chất lượng công việc tốt nhất, giúp cân bằng cuộc sống, tâm trạng tốt, năng suất cao.

Người bận rộn luôn cho rằng vì mình quá bận rộn nên tất cả mọi việc cần phải giải quyết nhanh chóng nhất kể cả suy nghĩ. Bất cứ điều gì được đưa ra, họ đều quyết định rất nhanh chóng mà nhiều khi còn chưa kịp suy nghĩ kĩ phải làm điều đó như thế nào. Cũng vì vậy mà người bận rộn luôn nói “có” cho mọi công việc. Hầu như họ không bao giời từ chối bất cứ việc gì người khác giao phó. Nên người bận rộn họ chưa bao giờ hết bận.

Ngược lại người hiệu quả luôn cho mình một khoảng thời gian suy nghĩ thấu đáo trước khi trả lời. Họ sẽ cân nhắc mình có khả năng giải quyết công việc đó hay không rồi mới đưa ra quyết định. Do vậy, họ rất chắc chắn trong suy nghĩ.

Người bận rộn giải quyết công việc theo kiểu đi theo số lượng. Lúc nào cũng luôn chăm chăm làm sao để có thể giải quyết mọi việc một cách nhanh và nhiều nhất. Đôi khi họ nhìn vào những công việc họ đạt được nhiều hay ít, để cảm thấy thỏa mãn.

Nhưng khác với người bận rộn thì người làm việc hiệu quả lại không quá quan tâm đến số lượng mà họ thường chú ý nhiều hơn về chất lượng công việc. Họ giải quyết mọi thứ một cách cẩn thận để có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất có thể. Chất lượng công việc cũng chính là cái giúp họ thỏa mãn.

Vì lúc nào cũng cảm thấy có quá nhiều công việc phải làm, nên người bận rộn lúc nào cũng cảm thấy mệt mỏi và luôn than phiền, kể lể với người khác rằng họ phải luôn phải làm việc quá nhiều hoặc họ bận lắm, họ nhiều việc lắm, vất vả lắm...Người bận rộn từ phong cách bên ngoài lẫn bên trong đều rất "bận rộn", "vội vã"...Họ hay kể lể về công việc của mình và đôi khi mang những tâm trạng u uất vì khối lượng công việc mà họ làm quá lớn.

Nhưng khác với người bận rộn thì với người năng suất họ hiếm khi than phiền với bất kì ai, mà kết quả chính là câu trả lời chính xác nhất nói lên sự vất vả của họ sau mỗi thành công đạt được. Có thể nói người làm việc hiệu quả thường chứng minh bằng kết quả cũng như chất lượng công việc.

Lúc nào cũng cảm thấy không đủ thời gian chính là cảm giác của người bận rộn. Đơn giản vì họ không biết làm thế nào để sắp xếp thời gian cho mọi thứ hợp lý nhất và họ cũng khó mà tìm được câu trả lời cho việc nên làm việc gì trước việc gì sau. Người bận rộn luôn có mong ước một ngày dài hơn 24 tiếng, bởi từng đó thời gian mà quy luật tự nhiên ban phát là chưa đủ. Họ chạy đua với thời gian và ngao ngán bởi nó không đủ để xử lý hết công việc của họ.

Nhưng đẳng cấp hơn người bận rộn đó là người làm việc có hiệu quả. Đôi khi rất nhiều câu thắc mắc xoay quanh họ là tại sao họ có thể làm tốt các công việc, vun vén chu toàn mọi thứ...và xử lý các công việc rất nhẹ nhàng. Chắc chắn một trong những điều làm nên sụ thành công của người làm việc có hiệu quả đó là sắp xếp thời gian hợp lí. Bằng cách sắp xếp thời gian hợp lý và chia nhỏ khối lượng công việc, người làm việc có hiệu quả có thể gặt hái nhiều thành công trong quá trình làm việc. Họ làm chủ thời gian, và sắp xếp thời gian một cách linh hoạt và đặc ra những mục tiêu ngắn hạn giàn hạn trong khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp người làm việc hiệu quả gặt hái được thành công.

Trả lời tất cả các tin nhắn và email trong thời gian ngắn nhất, thậm chí cả những tin nhắn chưa thật sự cần thiết chính là cách làm của người bận rộn. Người bận rộn sẽ rối rắm trong hàng mớ công việc to và nhỏ. Đôi khi ta sẽ thấy họ không "thông minh" khi ôm đồm mọi thứ dù nhỏ nhất.

Người làm việc năng suất sẽ lọc ra những email, tin nhắn quan trọng và cấp bách để trả lời trước. Do vậy họ rất cân nhắc khi trả lời tin nhắn. Ngoài ra họ còn lọc ra những tin mang tính chất là rác và spam để không phải tốn nhiều thời gian vào những tin nhắn như vậy. Thời gian còn lại họ sẽ sắp xếp linh hoạt các công việc khác và giải quyết vấn đề khác.

Người bận rộn luôn muốn mọi người xung quanh cũng phải làm việc với tần suất liên tục, không ngơi nghỉ như họ. Họ muốn tất cả mọi người đều phải bận rộn như họ. Do đó đôi khi họ có những cảm xúc tiêu cực nếu người bên cạnh họ "nhàn nhã". Người bận rộn thường xuyên ở trạng thái mở, đón nhận. Đầu óc họ luôn tạo nên áp lực cho chính họ và người xung quanh. Đôi lúc họ muốn tìm cho chính bản thân một vài lời khuyên, tìm đến sự đồng cảm chia sẻ và tư vấn của mọi người với núi công việc của mình.

Người năng suất chỉ muốn ai cũng làm việc hiệu quả. Họ sẽ không quan tâm tiểu tiết đến việc bạn đã làm việc tất bật như thế nào. Cái họ cần là hiệu quả là chất lượng công việc. Và nếu để ý, hầu hết người bận rộn thường sống khép kín. Họ không cởi mở bằng người bận rộn song chính sự khép kín đó giúp họ tập trung vào công việc của mình.

Vì thường xuyên than phiền mọi thứ nên người bận rộn bị người khác cho là “người nói nhiều”. Thật sự không có bất cứ ai có đủ kiên nhẫn để lúc nào cũng nghe người bận rộn than vãn.

Người hiệu quả hầu như đều làm việc theo nguyên tắc “Im lặng là vàng”. Họ rất hạn chế kể lể, than vãn để tránh những cảm xúc tiêu cực "mua vào người". Có lẽ vì vậy mà bạn sẽ chẳng bao giờ có cơ hội nghe họ than vãn vì sao phải làm quá nhiều, hay họ quá mệt mỏi. Thời gian rảnh họ sẽ tự thưởng tự ngẫm để trân quý bản thân hơn. Với họ cái đích đến cuối cùng chính là sự thành công, hay đơn thuần là chất lượng công việc. Họ muốn người xung quanh tự cảm nhận và sau tất cả, nhìn thấy thành công sẽ tự hiểu được họ đã nỗ lực, vất vả như nào để đạt được như vậy.

Người bận rộn luôn nghĩ về những thay đổi sắp đến với họ. Chưa cần biết đến điều đó có thành hiện thực hay không, chỉ cần điều đó có một chút tiềm năng thì họ sẽ kể hết cho mọi người biết mà không ngần ngại bất cứ điều gì. Họ có thể thao thao chia sẻ về những thay đổi dự định của họ hàng giờ với mọi người.

Tuy nhiên khác với người bận rộn thì người làm việc có hiệu quả lại luôn có tạo ra sự thay đổi. Họ không bao giờ nói về điều họ sẽ làm, họ chỉ kể về những điều đã học được, làm được. Họ sẽ âm thầm, phát triển những thay đổi của họ.