Hướng dẫn ghi biên bản cuộc họp:

• (1) (3) Chủ đề, tiêu điểm chính của cuộc họp. Ví dụ: Bình xét thi đua khen thưởng năm 2018, Giao ban tháng 3/2019,…
• (2) Bộ phận, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp.
• (4) Người chủ trì: Người đưa ra các vấn đề chính, hướng xử lý hoặc tổng hợp các ý kiến để giải quyết vấn đề.
• (5) Thư ký: Người đảm nhiệm công việc điểm danh các thành phần tham gia và ghi chép các thông tin trong cuộc họp, lập biên bản họp.
• (6) Thành phần khác: Có thể là đại diện các phòng ban hoặc nhân viên, người có liên quan tới chủ đề của cuộc họp.
• (7) Nội dung cuộc họp: Đây là phần quan trọng nhất mà thư ký cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp bởi thư ký sẽ là người quan sát và ghi chép những gì diễn ra trong cuộc họp (các vấn đề được trình bày, thảo luận; những ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia,…)
• (8) Kết luận cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp căn cứ các nội dung đã được trao đổi và thống nhất thông qua biểu quyết (nếu có) để đưa ra quyết định.

Mẫu biên bản cuộc họp cổ đông có vai trò vô cùng quan trọng trong việc ghi lại những gì diễn ra trong cuộc họp, bao gồm rất nhiều thông tin và ý kiến khác nhau từ người tham gia cuộc họp.

Trong cuộc họp, thư ký cần phải có trách nhiệm điểm danh số người tham gia và vắng mặt, đồng thời ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng theo diễn biến cuộc hợp. Đây được coi là một loại tài liệu lịch sử không có hiệu lực pháp ký nhưng lại là căn cứ để chứng minh những sự kiện thực tế đã xảy ra trong cuộc họp.

Một cuộc họp có diễn ra thành công hay không phụ thuộc một phần vào việc ghi biên bản và chuyển tới cá nhân và tổ chức có liên quan. Vì vậy, người viết biên bản cần phải lưu ý một số vấn đề như:

• Chuẩn bị sẵn mẫu biên bản
• Ghi nhanh và đầy đủ, người ghi biên bản phải là người có tốc độ tốc ký nhanh và ghi được đầy đủ thông tin quan trọng.
• Nội dung biên bản cần phải có trọng tâm
• Thông tin trong biên bản cần phải chính xác

Biên bản cuộc họp giao ban là mẫu biên bản được lập nên khi có cuộc họp giao ban giữa các ban ngành. Mẫu biên bản cần phải nêu rõ thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp, thành phần tham gia cuộc họp, nội dung chính, thời gian kết thúc họp giao ban.