Chúng ta thường nói trong khi suy nghĩ nhưng điều này có thể làm giảm uy tín của chúng ta vì những gì chúng ta đang nói thường vô nghĩa và làm chúng ta cảm thấy lo lắng. Khi trả lời các câu hỏi và tham gia vào cuộc trò chuyện, hãy ghi nhớ công thức sau và trả lời một cách ngắn gọn, rõ ràng và súc tích: Suy nghĩ - Thở - Nói.

Vì vậy, đừng nói điều đầu tiên xuất hiện trong đầu, thay vào đó hãy suy nghĩ và tập trung vào ý nghĩa của điều bạn muốn truyền đạt. Khi nói, hãy hiểu chính xác thông điệp bạn đang cố gắng truyền đạt. Nếu bạn không rõ về thông điệp của mình thì khán giả của bạn cũng sẽ không hiểu. Bằng cách sắp xếp suy nghĩ trước, bạn có thể loại bỏ nhiều khoảng dừng khó xử xảy ra khi nói. Nó cũng sẽ giúp bạn chuyển tiếp thông tin của mình một cách ngắn gọn hơn. Mặc dù không phải lúc nào bạn cũng có thể viết ra những suy nghĩ của mình trong các cuộc thảo luận ngẫu hứng, nhưng bạn vẫn nên dành một phút để sắp xếp các suy nghĩ trong đầu trước khi bắt đầu nói.

Cách hiệu quả nhất để thể hiện quan điểm của bạn là trình bày nó một cách rõ ràng và ngắn gọn. Tránh sử dụng các câu khó hiểu, nhiều câu và cố gắng trình bày lập luận của bạn bằng ngôn ngữ trực tiếp. Trước khi nói, hãy tự hỏi bản thân, “Cách rõ ràng nhất mà tôi có thể đưa ra quan điểm của mình là gì?”

Hãy tập trung hoàn toàn vào người nói:

• Nhìn trực tiếp vào họ và duy trì giao tiếp bằng mắt
• Đừng nghĩ về câu trả lời của bạn trong khi họ đang nói
• Phiên dịch ngôn ngữ cơ thể của họ
• Cố gắng tránh bị phân tâm bởi những gì đang xảy ra xung quanh bạn

Cho người nói thấy rằng bạn quan tâm câu chuyện của họ:

• Sử dụng ngôn ngữ cơ thể của bạn để chứng minh rằng bạn đang tập trung lắng nghe, chẳng hạn như gật đầu, mỉm cười, duy trì tư thế cởi mở,...
• Sử dụng lời nhắc, chẳng hạn như, “uh huh”, “vâng",..
  

Làm rõ sự hiểu câu chuyện của bạn:

• Bạn cần đảm bảo rằng bạn hiểu đúng những gì người nói đang nói mà không có sự phán xét hay phán đoán gì của bạn
• Suy ngẫm về những gì bạn đã nghe bằng cách tóm tắt và diễn giải lại, ví dụ: “Có vẻ như bạn đang nói…”. Đảm bảo bạn thực hiện điều này nhiều lần trong một cuộc trò chuyện vì nó giúp bạn hiểu rõ hơn và đó cũng là một cách để thể hiện cho người nói rằng bạn đang nghe thấu đáo
• Đặt những câu hỏi để đảm bảo rằng bạn hiểu mọi thứ, chẳng hạn như “Ý bạn là gì khi bạn nói…” Hãy đảm bảo rằng những câu hỏi này không mang tính phán xét
• Hỏi xem bạn đã làm đúng chưa và chấp nhận nếu họ chỉnh sửa ý gì đó
• Yêu cầu các ví dụ cụ thể
• Thừa nhận nếu bạn không chắc về ý của người nói
• Yêu cầu người nói lặp lại điều gì đó nếu bạn nghĩ nó cần thiết

Nói một cách tự tin sẽ giúp bạn xây dựng lòng tin và sự tôn trọng của người khác. Có một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng nói chuyện tự tin của bạn, bao gồm khả năng ra lệnh của chủ đề, lựa chọn từ ngữ, giọng điệu, ngôn ngữ cơ thể và khả năng giao tiếp bằng mắt trực tiếp với người khác. Điều này thể hiện ở 2 khía cạnh:

Chiến thuật hình dung tích cực:

• Chiến thuật này được các vận động viên sử dụng trước mọi cuộc thi, họ hình dung mình là người chiến thắng và tập trung vào ý tưởng này một cách mãnh liệt. Điều này mang lại cho họ một sự thúc đẩy tinh thần và chuyển qua sức mạnh thể chất.
• Bạn có thể sử dụng kỹ thuật này trước một buổi thuyết trình lớn – hãy tưởng tượng bạn đang đứng trên bục trước hàng trăm người, tưởng tượng bạn đang trình bày bài phát biểu của mình và khán giả rất cuốn hút, hãy tưởng tượng sau khi kết thúc bài phát biểu và khán giả vỗ tay rất lớn. Lặp lại điều này vài lần và đắm mình vào sự kiện và cảm xúc sẽ giúp bạn xây dựng kỹ năng giao tiếp hiệu quả.

Tư thế của bạn có ảnh hưởng lớn nhất đến giao tiếp:

• Hình thể (hình ảnh) 55%
• Giọng nói (âm thanh) 38%
• Từ ngữ (nội dung) 7%
• Khoanh tay, khoanh chân, khom vai, đút túi quần, nhìn xuống – đây chỉ là một số biện pháp bảo vệ giúp chúng ta, giúp chúng ta cảm thấy an toàn hơn nhưng chúng không nên được sử dụng khi thuyết trình hoặc phát biểu.
• Vẻ ngoài thoải mái giúp chúng ta thể hiện rằng mình làm chủ được khán phòng.

Nói với giọng đều đều là một cách chắc chắn để làm người khác khó chịu và cho thấy bạn đang thoải mái. Thay vào đó, hãy sử dụng sự chuyển động của giọng nói để tăng thêm điểm nhấn cho những điểm quan trọng và thay đổi cao độ giọng nói của bạn để thể hiện cảm xúc. Điều này sẽ giúp khán giả tiếp tục chú ý đến thông điệp của bạn. Sử dụng toàn bộ giọng nói của bạn! Càng nhiều không khí trong phổi, âm thanh cộng hưởng càng tốt, mang đến cho chúng ta một âm vực rộng hơn. Hầu hết chúng ta sử dụng ít hơn một phần ba khả năng thanh nhạc của mình và lý do thường là vì chúng ta không sử dụng tốt hơi thở.

Giọng của con người có thể nói được 24 nốt trên thang âm nhạc. Chúng ta sử dụng khoảng ba trong số này trong lời nói hàng ngày. Hãy nghĩ về điều này trong lần tiếp theo bạn nói, vì sử dụng phạm vi rộng hơn sẽ cho phép bạn nhanh chóng phát triển các kỹ năng giao tiếp hiệu quả. Điều này sẽ giúp lôi cuốn, thuyết phục những người bạn đang nói chuyện. Âm thanh vang lên trong miệng khi hơi thở của bạn truyền không khí đến các hợp âm của giọng. Lưỡi của bạn điều khiển và định hình âm thanh, cho chúng ta thay đổi được giọng nói, cao độ và âm điệu. Hãy chú ý điều này để tạo điểm nhấn.

Trở thành một người biết lắng nghe cũng quan trọng như một người nói giỏi, và nó sẽ cải thiện chất lượng của các tương tác bằng lời nói của bạn. Hãy ghi nhớ 5 giai đoạn của việc lắng nghe tích cực:

• Đang nhận
• Hiểu biết
• Đang nhớ
• Đánh giá
• Phản hồi

Nó cho những người mà bạn đang nói chuyện cùng rằng bạn thực sự quan tâm đến ý tưởng của họ và nó giúp đảm bảo rằng bạn hiểu nhu cầu của họ. Tóm tắt những gì bạn đã nghe và đặt thêm câu hỏi. Điều này sẽ cho phép bạn xây dựng lòng tin và mối quan hệ nhanh hơn nhiều.

Lắng nghe tích cực là khi bạn lắng nghe được cả những điều không được nói – bạn hiểu thông điệp đang được truyền đạt. Trong các cuộc trò chuyện, phần lớn thời gian “người nghe” nghĩ về cách họ sẽ trả lời hơn là tập trung vào những gì người nói đang nói. Bằng cách thực sự lắng nghe, bạn có thể đưa ra câu trả lời chu đáo hơn, có tính đến suy nghĩ và ý kiến của người nói. Giống như Richard Branson đã nói “Hãy lắng nghe nhiều hơn bạn nói.” Để cải thiện kỹ năng lắng nghe bạn cần thực hiện tốt những điều đã kể trên.

Ngôn ngữ cơ thể của bạn ảnh hưởng đáng kể đến cách người khác diễn giải những gì bạn nói và thái độ của bạn về cuộc trò chuyện. Chú ý đến cử chỉ bạn thực hiện, nét mặt và ngôn ngữ cơ thể của bạn để đảm bảo chúng phù hợp với thông điệp bạn đang cố gắng truyền tải.

Khả năng đọc ngôn ngữ cơ thể của những người bạn đang nói chuyện cũng quan trọng không kém. Giữ giao tiếp bằng mắt (trong khi vẫn chớp mắt) trong khi giao tiếp để có thể phát hiện ra bất kỳ sự do dự hoặc thiếu gắn kết nào. Điều này là rất quan trọng để khiến câu chuyện thú vị hơn và cũng đạt hiệu quả cao hơn nhất là về sự tự tin và làm chủ tình huống giao tiếp.

Góp ý là điều cần thiết nếu bạn đang chuẩn bị cho một bài phát biểu hoặc bài thuyết trình cụ thể. Bạn có thể nhờ ai đó lắng nghe bài phát biểu của mình và góp ý về những gì bạn đang nói và cách bạn trình bày. Chỉ vì bạn nắm chắc một chủ đề không có nghĩa là những người đang nghe bạn nói có cùng kiến thức với bạn.

Hãy thử nghĩ xem người khác sẽ hiểu những gì khi bạn đang cố gắng truyền đạt, đặc biệt nếu họ thiếu kiến thức kỹ thuật về một chủ đề mà bạn có. Lời khuyên tốt nhất là đơn giản hoá từ ngữ truyền đạt của bạn. Đừng ngần ngại hỏi mọi người về cuộc nói chuyện đã qua và vui vẻ tiếp nhận những phản hồi mang tính chất xây dựng rồi cải thiện bản thân mỗi ngày.

Bạn có thể làm điều này một cách thoải mái ngay tại nhà riêng vì có rất nhiều video trực tuyến từ các diễn giả truyền động lực và các chuyên gia truyền thông. Hãy quan sát cách những người này thể hiện bản thân – họ nhìn vào đâu, giọng nói của họ, tốc độ họ nói,....

Lập danh sách những việc họ làm mà bạn muốn học hỏi trong cách nói của mình và sau đó bắt chước nó khi bạn đang nói chuyện. Hãy bắt đầu với quy mô nhỏ và mở rộng quy mô đến lượng đối tượng lớn hơn khi bạn cảm thấy thoải mái và tự tin hơn vào khả năng truyền tải thông điệp của mình một cách hiệu quả.

Đây không phải là cách khắc phục nhanh trong một sớm một chiều (tiếc là không có) và bạn sẽ phải luyện tập nhiều để nắm vững các kỹ thuật nói và loại bỏ mọi thói quen xấu về ngôn ngữ mà bạn đã mắc phải. Nếu kiên trì, bạn sẽ nhanh chóng cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng lời nói của mình. Và đây chắc chắn là phương pháp bạn sẽ học hỏi được nhiều điều thú vị.

Chìa khóa để kiểm soát thần kinh của bạn là chuẩn bị. Dành nhiều thời gian chuẩn bị cho nội dung bài nói, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ về nó. Trong khi luyện tập, hãy nhờ ai đó ngắt lời bạn ở nhiều điểm khác nhau, sau đó cố gắng tiếp tục bài thuyết trình – đây là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng bạn không chỉ trình bày một kịch bản cứng nhắc. Biết rõ chủ đề nói cũng sẽ giúp trả lời các câu hỏi sau đó, thường là phần căng thẳng nhất của bài thuyết trình. Bài thuyết trình cuối cùng mà khán giả nhìn thấy chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ của toàn bộ công đoạn trước đó vốn rất cần thiết để thực hiện được một bài thuyết trình như việc lập kế hoạch và chuẩn bị. Hãy luyện tập thật nhiều để chắc chắn bạn đã có 1 tâm thế tốt.

• Phương pháp 1:

Một bối cảnh đặc biệt hữu ích để thực hành kỹ năng giao tiếp là trong các cuộc họp. Trong những tình huống này, mọi người thường có xu hướng nghĩ rằng ý kiến của họ không quan trọng hoặc mọi người sẽ bị đánh giá tiêu cực nếu họ lên tiếng. Nhưng không phải vậy và có khả năng những người khác trong phòng cũng sẽ cảm thấy “không dám” nói bất cứ điều gì nên họ sẽ tôn trọng bạn khi bạn lên tiếng. Hãy mạnh dạn lên tiếng coi như 1 sự luyện tập thực tế.

• Phương pháp 2:

Thực hành bằng cách nói chuyện với bạn bè và gia đình. Bạn thậm chí không cần phải thực hành bằng bài phát biểu, quảng cáo hoặc các câu hỏi phỏng vấn; chỉ cần bạn nói chuyện với bạn bè của bạn như bình thường nhưng với một sự khác biệt nhỏ. Hãy chú ý đến việc bạn sử dụng những từ ngập ngừng như ‘kiểu như’, ‘ừm’, ‘à’, ‘được’,... và lưu ý tần suất bạn sử dụng chúng – có phải đó khi bạn không biết phải nói gì không? Khi bạn không thể thể hiện bản thân đúng cách? Hay đó chỉ là một thói quen? Nhanh chóng loại bỏ thói quen độc hại này nhé.

• Phương pháp 3:

Thực hành trước một khán giả ảo. Người đó chính là bạn trước gương, bạn có thể được sử dụng cách này để điều trị chứng lo âu, vì vậy nó chắc chắn đáng để thử.

Đây là một trong những tips quan trọng được nhiều người áp dụng trong kỹ năng giao tiếp. Khi gặp đối tác, việc đầu tiên bạn cần làm là cố gắng nhớ đúng tên của họ. Điều này sẽ giúp bạn tạo nhiều thiện cảm, từ đó công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.

Cuộc nói chuyện sẽ vui hơn rất nhiều nếu bạn hỏi về ý nghĩa của cái tên. Có rất nhiều câu chuyện hài hước đằng sau tên của một ai đó và nếu bạn khai thác được điều này thì người đối diện với bạn sẽ luôn ghi nhớ tên của bạn, rồi chủ động nói chuyện để cho bạn tự động khắc ghi tên tuổi của họ. Nếu như bạn quên tên của ai đó, hãy mạnh dạn thừa nhận rằng bạn đã quên hoặc bạn biết nhưng không thể nhớ được ngay lập tức. Ngoài ra, bạn cũng có thể chữa cháy bằng việc bày tỏ thái độ áy náy hoặc hài hước. Không ai lại không mủi lòng trước hành động này của bạn được.